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Why a client portal for lawyers

15th November 2018

written by Time2Client Team

Come preferite comunicare con i Vostri clienti? Qualcuno, probabilmente, preferisce l'incontro di persona, qualcun altro i contatti telefonici. Probabilmente la maggior parte dei professionisti utilizza la mail, per lo scambio di informazioni e di documenti. Pochi, oggi, si affidano ad un portale clienti dedicato.

Old telephone

Questo è oggi il principale strumento usato dagli avvocati per entrare in contatto con i propri clienti.

Guardando oltre oceano, dove lo sviluppo tecnologico è sempre all'avanguardia, negli Stati Uniti il 57% dei grandi studi legali possiede un proprio portale clienti; tra i piccoli studi se ne avvale il 30%. Nel nostro paese le percentuali sono nettamente inferiori, probabilmente perché il numero degli studi legali di piccole-medie dimensioni supera di gran lunga quello dei grandi studi e le spese di gestione, oltre all'imposizione fiscale, sono già decisamente elevate.

Una questione di sicurezza

Tuttavia, è bene sapere che la mail è estremamente vulnerabile agli attacchi degli hackers intenzionati a sottrarre informazioni riservate e dati sensibili. Sono ormai all'ordine del giorno le denunce di truffe on line, tra le quali quella che viene definita "man in the middle", in cui i malintenzionati si intromettono nelle comunicazioni e-mail tra aziende, clonando le fatture o sostituendo gli estremi dei conti correnti per dirottare le transazioni commerciali.

Non è nemmeno sufficiente eseguire un costante monitoraggio dei propri account o dei propri sistemi informatici, in quanto la sicurezza di uno scambio di mail dipende anche da quale provider viene utilizzato dal cliente e ciò è totalmente fuori dal nostro controllo. La cifratura di una mail è infatti un sistema che richiede il contributo di due parti.

Un'opportunità di migliorare il servizio offerto

Una valida alternativa ai classici strumenti di comunicazione è rappresentata dal portale clienti, che possa garantire, a fronte di una spesa ormai decisamente contenuta, un sistema di trasmissione dei documenti più sicuro ed un'elevata aderenza al brand del professionista.

“…sarebbe impensabile, oggi, ottenere informazioni sul nostro conto corrente […] confrontandoci direttamente con lo sportello della banca…”

Sul primo versante, un portale clienti dotato di elevate misure di sicurezza può garantire maggiore tranquillità al professionista, già di per sé oberato da numerosi adempimenti per assicurare la protezione dei dati sensibili dei propri clienti. Per aprire gli occhi su tale aspetto, si pensi al rapporto che intratteniamo, ormai quotidianamente, con il nostro istituto di credito di fiducia: sarebbe impensabile, oggi, ottenere informazioni sul saldo del nostro conto corrente o sulle nostre linee di credito confrontandoci direttamente con lo sportello della banca o con un centralino telefonico, ma ci si aspetta di poter ottenere ogni informazione e di disporre del proprio denaro - 7 giorni su 7 e 24 ore al giorno - tramite l'home banking, dal web o per mezzo di un app dedicata, che altro non è se non un portale cliente sicuro, a tutela dei nostri dati e dei nostri risparmi.

Ebbene anche l'avvocato - così come altre categorie di liberi professionisti - è depositario di dati e documenti sensibili, ivi compresi gli atti giudiziari, e deve poter contare su strumenti in grado di rispondere ai requisiti di sicurezza a lui imposti e che, al contempo, consentano ai suoi clienti di accedere alle proprie informazioni riservate, ogni qual volta lo desiderino.

I vantaggi di un portale personalizzato

Accanto a ciò, un ulteriore vantaggio competitivo nell'avere un proprio portale clienti è dato dalla possibilità di godere di un servizio personalizzato, in linea con l'immagine professionale che caratterizza ogni singolo professionista, il quale ormai deve anche confrontarsi con la necessità di consolidare il posizionamento sul web.

Lo scambio di documenti e di informazioni tramite un portale dedicato, non solo migliora l'esperienza del cliente, che tenderà a sentirsi ancor più tutelato dal proprio legale, ma consente a quest'ultimo di risparmiare spazio e tempo nella gestione della propria casella mail, che verrà pertanto alleggerita, evitando il rischio di smarrire comunicazioni o allegati importanti.

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